Dự án CV online

DỰ ÁN HỒ SƠ XIN VIỆC TRỰC TUYẾN - CV ONLINE

QUY CHẾ

Quản lý, vận hành, sử dụng và cung cấp thông tin trên Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến của Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh

(Ban hành kèm theo Quyết định số       /QĐ-ĐHM ngày     tháng    năm 2017

của Hiệu trưởng Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh)

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về quản lý, vận hành, sử dụng và cung cấp thông tin trên Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến của Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là website), bao gồm:

  • Cung cấp và cập nhật thông tin, dữ liệu lên website;

  • Công tác biên tập và quản lý website;

  • Công tác tương tác của sinh viên, cựu sinh viên trên website;

  • Một số công tác khác liên quan đến website.

2. Quy chế này áp dụng cho cố vấn học tập, sinh viên, cựu sinh viên, doanh nghiệp và các viên chức được phân công vận hành website.

Điều 2. Chức năng, tên gọi và địa chỉ

1. Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến của Trường có các chức năng sau:

  1. Thông tin các nội dung về hướng nghiệp, tư vấn việc làm giúp sinh viên hiểu rõ về ngành học, định hướng nghề nghiệp cho bản thân và chuẩn bị cho mục tiêu có việc làm sau tốt nghiệp.

  2. Cung cấp tiện ích để sinh viên, cựu sinh viên kiểm soát quá trình để đạt mục tiêu học tập, ngoại khóa, kỹ năng và tự tạo cho mình một hồ sơ xin việc kèm các minh chứng.

  3. Trường theo dõi được quá trình học tập, tham gia ngoại khóa, kỹ năng và trải nghiệm của sinh viên kèm các minh chứng cần thiết và có lời khuyên cho sinh viên biết cần cải thiện để xin việc làm sau tốt nghiệp được tốt hơn.

  4. Cung cấp các bài viết, các cuốn sách hay về kỹ năng làm việc, kỹ năng mềm, khởi nghiệp để Sinh viên có thêm nguồn tư liệu phục vụ việc tự học, tự trang bị kỹ năng cho bản thân.

  5. Cung cấp thông tin về chính sách pháp luật về giáo dục đào tạo và các quy phạm pháp luật liên quan đến hướng nghiệp, tư vấn việc làm theo điều 19 Thông tư số 07/2010/TT-BGDĐT quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và trang thông tin điện tử của các cơ sở giáo dục đại học.

  6. Chia sẻ kinh nghiệm tìm việc, kinh nghiệm làm việc của cựu sinh viên, của chuyên gia hoặc từ phía doanh nghiệp cho sinh viên.

  7. Cung cấp thông tin việc làm, thông tin thực tập, kiến tập, việc làm bán thời gian, thời vụ để sinh viên, cựu sinh viên ứng tuyển.

  8. Bản tin định kỳ sẽ cung cấp thông tin hướng nghiệp, các bài viết về kỹ năng, cơ hội việc làm cho sinh viên.

2. Tên gọi: Cổng thông tin Hồ sơ xin việc trực tuyến.

3. Địa chỉ: http://cvonline.ou.edu.vn

Điều 3. Sở hữu và điều hành

1. Cổng thông tin Hồ sơ xin việc trực tuyến là tiện ích công nghệ thuộc sở hữu của Trường Đại học Mở Thành hố Hồ Chí Minh.

2. Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh quản lý và vận hành, phân công Trung tâm Hướng nghiệp – Tư vấn việc làm trực thuộc Phòng Công tác Sinh viên quản lý, cung cấp thông tin và tương tác với doanh nghiệp, sinh viên, cựu sinh viên.

CHƯƠNG II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG

Điều 4: Nguyên tắc quản lý, vận hành Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến

1. Việc quản lý, vận hành, cung cấp, truyền đưa, lưu trữ, sử dụng thông tin điện tử trên Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến phải tuân thủ các quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, pháp luật về sở hữu trí tuệ, pháp luật về báo chí, xuất bản, bảo vệ bí mật nhà nước, bản quyền, quảng cáo và các quy định khác về quản lý website.

2. Khuyến khích sinh viên, cựu sinh viên sử dụng các tiện ích của website để tự quản lý các minh chứng xin việc trong hồ sơ ứng tuyển của cá nhân đi kèm với việc từng bước cải thiện và nâng cao chất lượng hồ sơ và kỹ năng làm việc, ngoại ngữ và tin học.

3. Khuyến khích cán bộ quản lý, viên chức các Khoa, đơn vị khác trong Trường và cố vấn học tập sử dụng các thông số báo cáo và thông tin để có những cải tiến trong hướng nghiệp và tư vấn học tập cho sinh viên.

4. Khuyến khích Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến để tìm ứng viên theo ngành nghề và lĩnh vực mà doanh nghiệp muốn tuyển dụng.

5. Khuyến khích cựu sinh viên chia sẻ các kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm tìm việc và các cơ hội việc làm tại nơi mình đang công tác.

Điều 5: Kinh phí hoạt động của Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến

1. Kinh phí hoạt động của Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến (nếu có) sẽ được cân đối trong dự toán được giao hàng năm của Trường, bao gồm:

- Chi phí thường xuyên cho việc duy trì hệ thống trên internet;

- Chi phí nâng cấp và phát triển hệ thống;

- Chi phí cho viên chức, cộng tác viên biên tập bài viết, bản tin định kỳ.

2. Công tác tài chính tuân thủ theo quy chế chi tiêu nội bộ hiện hành của Nhà Trường, nếu phát sinh khác phải được Hiệu trưởng phê duyệt.

CHƯƠNG III

CUNG CẤP, BIÊN TẬP VÀ CẬP NHẬT THÔNG TIN, DỮ LIỆU

Điều 6. Nội dung thông tin, dữ liệu được cập nhật

Thông tin dữ liệu được cung cấp lên website gồm các thông tin sau:

1. Thông tin sinh viên

- Mỗi sinh viên được cung cấp một tài khoản để truy cập sử dụng Website và sinh viên tự tạo mật khẩu cá nhân.

- Nhà Trường cập nhật và hệ thống các thông tin cơ bản khi sinh viên nhập học vào Trường theo Phụ lục II đính kèm, bao gồm:

+ Họ và tên Sinh viên;

+ Mã số Sinh viên;

+ Ngày sinh;

+ Nam/Nữ;

+ Lớp/Khoa/Ngành học/khóa học.

- Sinh viên tự cập nhật các thông tin cá nhân sau:

+ Địa chỉ thường trú;

+ Địa chỉ tạm trú;

+ Số điện thoại;

+ Email.

- Trường cập nhật vào hệ thống các thông tin định kỳ theo học kỳ, theo năm học, bao gồm:

+ Kết quả học tập theo Phụ lục III đính kèm;

+ Kết quả rèn luyện theo phụ lục IV đính kèm;

+ Hoạt động ngoại khóa (do Trường quản lý) theo phụ lục V đính kèm;

- Sinh viên tự cập nhật thường xuyên các thông tin cá nhân sau:

+ Trình độ ngoại ngữ, trình độ tin học;

+ Hoàn thành các khóa trang bị kỹ năng mềm, kỹ năng làm việc;

+ Hoạt động ngoại khóa (không do Trường quản lý);

+ Kinh nghiệm, trải nghiệm công việc;

+ Mục tiêu làm việc;

+ Vị trí ứng tuyển.

2. Các bài viết đăng dưới dạng bản tin, bài viết gồm:

Chuyên mục

Nội dung chính

Tư vấn hướng nghiệp

Là những bài viết do Nhà Trường cung cấp hoặc biên tập lại từ internet tập trung đến định hướng nghề nghiệp, mô tả vị trí việc làm của các ngành hiện đang đào tạo tại Trường hoặc mô tả các vị trí tuyển dụng mà doanh nghiệp cung cấp.

Kỹ năng làm việc

Là những bài viết được dịch từ sách nước ngoài hoặc sưu tầm từ các website khác được trích dẫn và ghi nguồn rõ ràng liên quan đến kỹ năng sống, kỹ năng làm việc, kỹ năng thực hành.

Sách hay cần đọc

Giới thiệu cho sinh viên, cựu sinh viên những cuốn sách hay liên quan đến khởi nghiệp, hướng nghiệp, tư vấn việc làm hoặc được trích từ những cuốn sách hay.

Việc làm toàn thời gian

Đăng tải những thông tin tuyển dụng toàn thời gian do doanh nghiệp cần tuyển và gửi về Trường, được đăng tải hàng tuần.

Thực tập tốt nghiệp

Đăng tải những thông tin tuyển thực tập sinh do doanh nghiệp cần tuyển hoặc đồng ý nhận sinh viên từ Trường, được đăng tải hàng tuần.

Việc làm bán thời gian

Đăng tải những thông tin tuyển dụng bán thời gian, làm thêm do doanh nghiệp cần tuyển và gửi về Trường, được đăng tải hàng tuần.

Kết nối thực tiễn

Là các bài viết thông tin cho sinh viên biết về các chương trình đưa sinh viên đến thực tiễn doanh nghiệp, tham quan nhà máy, xí nghiệp, công sở, … chuong trình quản trị viên tập sự hoặc kiến tập do doanh nghiệp cung cấp cho nhà Trường.

Kết nối cựu sinh viên

Là các bài viết về hoạt động cựu sinh viên, các cựu sinh viên thành đạt, các chia sẻ, các chương trình giao lưu cựu sinh viên.

Kinh nghiệm tìm việc

Là những bài viết do cựu sinh viên gửi về hoặc Ban quản trị website sưu tầm từ internet liên quan đến những kinh nghiệm tìm việc, những bài học, những khó khăn, trở ngại và thuận lợi khi tìm việc.

 

3. Thông tin giới thiệu bao gồm:

- Giới thiệu về Trường;

- Giới thiệu Khoa, ngành đào tạo;

- Giới thiệu về Câu lạc bộ cựu sinh viên và hoạt động cựu sinh viên;

- Giới thiệu dự án CVonline;

- Giới thiệu về Trung tâm Hướng nghiệp – Tư vấn việc làm và các hoạt động chính của công tác hướng nghiệp và tư vấn việc làm của Trường.

4. Giới thiệu doanh nghiệp

- Giới thiệu logo, tên gọi và lĩnh vực hoạt động, đường link kết nối đến website doanh nghiệp, nhu cầu tuyển dụng của các cơ quan doanh nghiệp là đối tác thỏa thuận hợp tác với Trường hoặc các doanh nghiệp thường xuyên tuyển dụng sinh viên Trường.

- Giới thiệu các doanh nghiệp tham gia Ngày hội nghề nghiệp thường niên của nhà Trường tổ chức.

5. Thông tin trợ giúp:

- Hướng dẫn thao tác trên Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến;

- Thông tin liên hệ để phục hồi tài khoản, mật khẩu cho sinh viên;

- Thông tin người liên hệ khi sinh viên cần trợ giúp tư vấn hướng nghiệp;

Điều 7. Những hành vi bị nghiêm cấm khi vận hành Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến

1. Lợi dụng mục đích của việc đăng tin nhằm đưa tin sai sự thật xuyên tạc, vu khống, xúc phạm tổ chức và cá nhân khác; vi phạm các quy định của pháp luật về báo chí, xuất bản, thông tin mạng.

2. Đưa những thông tin sai sự thật, lợi dụng việc đưa tin để đưa tin hoặc dẫn đến liên kết trực tiếp đến những thông tin vi phạm các quy định theo Điều 5, Nghị định 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ về Quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ internet và thông tin trên mạng.

3. Đánh cắp mật khẩu, mã khóa của quản trị hoặc của sinh viên.

4. Tạo và cài các chương trình vi rút gây hại.

5. Sử dụng hình ảnh, bài viết vi phạm các quy định của pháp luật liên quan đến sở hữu trí tuệ.

Điều 8. Hình thức cung cấp và cập nhật thông tin

Việc cung cấp thông tin, đăng tải thông tin giao đầu mối tại trung tâm Hướng nghiệp – Tư vấn việc làm thuộc Phòng Công tác Sinh viên đảm trách. Các đơn vị khác trong Trường cần đăng tải thông tin cần gửi về Trung tâm với các lưu ý:

1. Gửi theo tập tin, thông tin dữ liệu. Thống nhất sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode, TCVN 6909-2001.

2. Các thông tin khi trích dẫn, sưu tầm cần ghi rõ nguồn gốc thông tin.

Điều 9. Trách nhiệm phối hợp tổ chức, cung cấp, cập nhật thông tin dữ liệu và biên tập nội dung giữa quản trị Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến với các đơn vị có liên quan.

1. Trung tâm Hướng nghiệp – Tư vấn việc làm thuộc Phòng Công tác sinh viên chịu trách nhiệm tiếp nhận thông tin, cập nhật từ các đơn vị khác trong Trường.

2. Các đơn vị thuộc Trường cung cấp các thông tin liên quan đến hướng nghiệp, tư vấn việc làm để hỗ trợ quản trị Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến thực hiện tốt các công tác liên quan.

3. Trung tâm Hướng nghiệp – Tư vấn việc làm thuộc Phòng Công tác sinh viên tăng cường công tác truyền thông đến cơ quan, doanh nghiệp nhà tuyển dụng biết về những tiện ích đem lại từ Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến, qua đó cung ứng cho doanh nghiệp nguồn nhân lực tốt từ nguồn sinh viên của Trường.

Điều 10. Thời hạn cung cấp và cập nhật thông tin, dữ liệu

1. Khi có nhu cầu đăng tin, các đơn vị thực hiện theo quy trình đăng tin theo Phụ lục I đính kèm quy chế này.

2. Khi có điều chỉnh, cập nhật các đơn vị thực hiện theo quy trình đăng tin theo Phụ lục II đính kèm quy chế này.

3. Thời gian xử lý: Chậm nhất là ba (03) ngày làm việc từ khi đơn vị cung cấp thông tin việc đăng tin sẽ được hoàn tất, trừ sự cố ngoài ý muốn phát sinh.

4. Khi có sai sót trong thông tin, các đơn vị cần báo và phối hợp với quản trị Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến xử lý kịp thời.

CHƯƠNG IV

KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 11. Khen thưởng

Tập thể và cá nhân thực hiện tốt Quy chế này, có nhiều đóng góp cho hoạt động Cổng thông tin hồ sơ xin việc trực tuyến, tùy theo thành tích cụ thể sẽ được xem xét khen thưởng theo quy định hiện hành của Trường.

Điều 12. Xử lý vi phạm

Tập thể và cá nhân cố tình vi phạm các quy định của Quy chế này, tùy theo tính chất và mức độ nghiêm trọng sẽ bị xem xét kỷ luật theo quy định của trường hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.

CHƯƠNG V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 13. Trách nhiệm thi hành, sử đổi, bổ sung

1. Công chức, viên chức, giảng viên, sinh viên có trách nhiệm thực hiện Quy chế này.

2. Quy chế có hiệu lực từ ngày ký.

3. Căn cứ vào tình hình thực tế trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khăn, vướng mắc các đơn vị phản ánh về Phòng Công tác Sinh viên để tổng hợp trình Hiệu trưởng xem xét, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.                                                                       

Phụ lục VII

HƯỚNG DẪN SINH VIÊN THAO TÁC VỚI CỔNG THÔNG TIN HỒ SƠN XIN VIỆC TRỰC TUYẾN

(Kèm theo Quyết định số       /QĐ-ĐHM ngày     tháng    năm 2017 của Hiệu trưởng Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh)

Bước

Nội dung

Mục tiêu/Yêu cầu

Thao tác

Bước 1

Truy cập

  • Mục tiêu: Nhằm truy cập và sử dụng tiện ích từ website.

  • Yêu cầu: Cần truy cập đúng địa chỉ

  • Truy cập: http://cvonline.ou.edu.vn

Bước 2

Đăng nhập tài khoản cá nhân

  • Mục tiêu: Bảo mật tính riêng tư về thông tin cá nhân và tự quản của ứng viên.

  • Yêu cầu: Cần bảo mật thông tin tài khoản. Nếu quên mật khẩu thì báo cho quan trị viên qua email: huongnghiepvieclam@ou.edu.vn với cú pháp: Họ và tên_MSSV_ Khoa.

  • Truy cập bằng tài khoản là MSSV;

  • Mật khẩu ban đầu là: 123456

Bước 3

Xem và hiệu chỉnh thông tin cơ bản

  • Mục tiêu: Cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản của ứng viên.

  • Yêu cầu: Cập nhật chính xác vì đây là thông tin cơ bản trong CV.

  • Chọn và cập nhật hình ảnh cá nhân (3cmX4cm);

  • Hiệu chỉnh lại Ngày sinh (nếu có sai sót);

  • Hiệu chính lại Nam/Nữ (nếu có sai sót);

  • Hiệu chỉnh lại địa chỉ tạm trú;

  • Cập nhật số điện thoại;

  • Cập nhật địa chỉ email;

  • Bấm cập nhật thông tin.

Bước 4

Kết quả học tập và rèn luyện

  • Mục tiêu: Bước này giúp Sinh viên đặt mục tiêu học tập và rèn luyện cho mỗi năm học với mục tiêu cơ bản hiện nay: Điểm học tập 7.0 và rèn luyện 70 điểm.

  • Yêu cầu: SV cần nỗ lực trong từng học kỳ/từng năm học để đạt được mục tiêu đề ra.

  • Sinh viên xem điểm trung bình tích lũy và điểm trung bình từng năm học;

  • Điểm có đạt được mục tiêu đề ra không;

  • Nếu sai sót thì phản hồi cho quản trị viên qua email: huongnghiepvieclam@ou.edu.vn.

Bước 5

Chứng chỉ ngoại ngữ - tin học

  • Mục tiêu: Ở bước này, mục tiêu là giúp sinh viên có kế hoạch học tập và từng bước nâng cảo kỹ năng Tiếng Anh và Tin học của mình có lộ trình theo từng năm học.

  • Yêu cầu: Sinh viên xây dựng lộ trình tích lũy chứng chỉ ngoại ngữ, tin học phù hợp ch từng năm học đảm bảo mục tiêu khi ra Trường đạt được chứng chỉ phục vụ tốt cho xin việc và làm việc sau tốt nghiệp.

  • Khi thao tác: Click vào edit, có cửa sổ mới và thao tác trên cửa sổ mới;

  •  Nhập thời gian nhận được chứng chỉ;

  •  Kết quả ghi trên chứng chỉ;

  •  Chọn năm học đã đạt;

  •  Mô tả ngắn gọn: ví dụ chứng chỉ Tiếng Anh quốc tế;

  •  Chọn file scan chứng chỉ đó (nếu có);

  •  Bấm cập nhật;

  • Thao tác tương tự cho các năm học và cho cả chứng chỉ tin học.

Bước 6

Kỹ năng

  • Mục tiêu: Giúp sinh viên có kế hoạch học tập và từng bước nâng cao kỹ năng làm việc của mình. Kỹ năng làm việc rất quan trọng cho giai đoạn đi làm nên Sinh viên cần từng bước trang bị cho mình và cải thiện kỹ năng làm việc để thích nghi nhanh nhất với môi Trường làm việc sau tốt nghiệp.

  • Yêu cầu: Sinh viên cần tham gia các khóa hướng dẫn trang bị kỹ năng mềm, kỹ năng làm việc và tăng cường trải nghiệm thực tế để trau dồi kỹ năng cho mình.

  • Sau khi đạt một khóa đào tạo Kỹ năng, Sinh viên hãy đánh dấu vào kỹ năng đã đạt;

  • Trường hợp kỹ năng Sinh viên đã đạt không có trong danh mục này thì edit vào ô Kỹ năng khác.

Bước 7

Hoạt động ngoại khóa

  • Mục tiêu: Liệt kê các hoạt động ngoại khóa từng năm học phù hợp với lĩnh vực ngành học, qua đó giúp nhà tuyển dụng nhận thấy được tính năng động, tích cực cuả sinh viên thông qua các hoạt động ngoại khóa, thiện nguyện, cộng đồng.

  • Yêu cầu: Sinh viên bám sát theo kế hoạch thực hiện mục tiêu trong 4 năm học đã được phát hành trong sổ tay sinh viên đầu khóa.

  • Ở bước này, Sinh viên không cần thao tác, từ những hoạt động ngoại khóa của Sinh viên, Nhà Trường sẽ cập nhật sau mỗi lần tổng kết;

  • Trường hợp có thắc mắc thì gửi thư về email: huongnghiepvieclam@ou.edu.vn.

Bước 8

Kinh nghiệm, trải nghiệm công việc

  • Mục tiêu:  Giúp Sinh viên liệt kê những việc làm thêm, thời vụ, toàn thời gian mà Sinh viên đã trải qua, mục đích cung cấp thông tin cho nhà tuyển dụng về trải nghiệm, kinh nghiệm của mình.

  • Yêu cầu: Sinh viên cần kê khai những công việc làm thêm, thực tập, kiến tập dài ngày tại cơ quan doanh nghiệp để giúp nhà tuyển dụng nhận iết về kinh nghiệp, trải nghiệm của mình, sinh viên cần đính kèm xác nhận khi nộp hồ sơ.

  • Sinh viên bấm vào thêm mới cho mỗi lần khai báo công việc.

  • Ghi tên công ty;

  • Ghi vị trí công tác, ví dụ: nhân viên bán hàng;

  • Thời gian bắt đầu và kết thức công việc, nếu đang làm thì để nguyên ô hiện tại;

  •  Chọn Năm học;

  •  Mô tả ngắn gọn công việc này (không bắt buộc);

  •  Người tham khảo và số điện thoại người tham khảo nếu có thì kê khai (không bắt buộc).

Bước 9

CV Tổng hợp

CV theo năm

  • Mục tiêu: Liệt kê toàn bộ những gì Sinh viên khai báo trong CV của mình.

  • Yêu cầu: Xem lại khái quát và hiệu chỉnh lại nếu có sai sót.

  • Xem lại các thông tin cơ bản;

  • Xem lại cac nội dung học tập, rèn luyện;

  • Xem lại hoạt động ngoại khóa.

Bước 10

Hồ sơ xin việc online

  • Mục tiêu: Phần này rất quan trọng, nó sẽ giúp Sinh viên tạo ra một bản hồ sơ từ những gì Sinh viên đã khai báo trong các bước trên.

  • Yêu cầu: Sinh viên cần viết mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng; thao tác cần cẩn thận và chú ý trách nững lỗi phát sinh.

 

  • Nhập tên vị trí ứng tuyển có thể thay đổi theo từng hồ sơ ứng tuyển khác nhau;

  • Nhập mục tiêu nghề nghiệp của Sinh viên;

  • Nhập thành tích của Sinh viên;

  • Chọn template 4;

  • Chọn “có” xuất bản;

  • Bấm cập nhật thông tin.

Bước 11

Lưu trữ và gửi CV cho nhà tuyển dụng

 

  • Lưu bằng file .PDF

  • Gửi hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng.